KAWALAN KE ATAS PENGGUNAAN KOD PEMBEKAL ONE TIME VENDOR (OTV) BAGI PEMBAYARAN DI SISTEM iGFMAS

Dengan segala hormatnya perkara di atas dan surat rujukan JANM.BPOPP.600- 15/4/13(4) bertarikh 29 Mei 2020 adalah dirujuk.

2. Berdasarkan kepada rekod penggunaan kod pembekal - One Time Vendor (OTV) bagi pembayaran di iGFMAS, terdapat pembayaran yang menggunakan kod pembekal - OTV walaupun pembayaran adalah kepada penjawat awam yang telah mempunyai kod pembekal EMP (EMPLOYEE) bawah 5 siries (5000000000 sehingga 5999999999).

3. Penggunaan kod pembekal OTV bagi pegawai yang telah mempunyai kod pembekal EMP di bawah julat siri 5 sedang diberi perhatian yang serius oleh pihak pengurusan Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM) bagi mengelakkan sebarang risiko kesilapan dalam nombor akaun yang dikunci masuk atau Pusat Tanggungjawab(PTJ) masih memerlukan salinan penyata bank daripada penerima bayaran setiap kali pembayaran dilakukan. Sebagai contoh, pembayaran Elaun Covid 19 kepada pegawai hendaklah menggunakan kod pembekal EMP di bawah 5 siries sama ada menggunakan nombor akaun bank gaji ataupun menggunakan akaun bank kedua di dalam data induk iGFMAS. Pengecualian hanya diberikan kepada pegawai baharu yang masih belum sempat didaftarkan kod pembekal EMP sahaja.

Oleh yang demikian PTJ adalah dingatkan untuk memastikan perkara-perkara seperti dibawah dipatuhi:-

1. PTJ hendaklah memastikan bahawa semua Arahan Pembayaran oleh PTJ hendaklah menggunakan maklumat Data lnduk Pembekal iGFMAS seperti yang telah ditetapkan dalam Sistem iGFMAS seperti di Lampiran 1.
2. PTJ hendaklah memastikan pembayaran kepada penjawat awam yang telah mempunyai kod pembekal EMP TIDAK menggunakan kod pembekal OTV. Pegawai Penyedia, Peraku 1 dan Peraku 2 bertanggungjawab memastikan perkara ini dipatuhi. Pengemaskinian nombor akaun perlu dilaksanakan sekiranya terdapat permohonan pegawai yang memerlukan pembayaran dibuat kepada akaun lain selain daripada akaun gaji pegawai. Permohonan pengemaskinian nombor akaun boleh dibuat kepada Unit Khidmat Pengurusan Pelanggan JANM Perak ke alamat emel Alamat emel ini dilindungi dari Spambot. Anda perlu hidupkan JavaScript untuk melihatnya. atau menghubungi talian telefon 05-2462100 samb 110.
3. PTJ hendaklah memastikan penggunaan kod OTV hanya terhad kepada kategori OTV yang diwujudkan di dalam julat nombor : 10000 hingga 19999 seperti di Lampiran 2 (rujukan — MPK iGFMAS : PENGURUSAN DATA VENDOR –ONE TIME VENDOR (OTV) - MPK VEND- II).Nombor akaun penerima bayaran yang dikunci masuk di dalam medan nombor akaun bank bagi penerima bayaran OTV pada Arahan Pembayaran hendaklah berdasarkan penyata bank yang disahkan dan dilampirkan. Pegawai Penyedia, Peraku 1 dan Peraku 2 bertanggungjawab memastikan maklumat atau bank penerima bayaran OTV adalah bertepatan dengan berdasarkan dokumen sokongan yang dilampirkan. Sekiranya PTJ ingin menggunakan kod OTV, perihal bayaran perlu dicatatkan dengan sebab penggunaan kod OTV tersebut iaitu pegawai baharu yang masih belum sempat didaftarkan kod pembekal EMP. 

4. Pejabat Perakaunan berhak melaksanakan tindakan kuiri (sekiranya perlu) bagi mana-mana perihal melibatkan pembayaran kepada penjawat awam (gaji/elaun/tuntutan perjalanan/ elaun lebih masa dan lain-lain) yang telah mempunyai maklumat kod pembekal EMP, namun PTJ masih menggunakan kod pembekal OTV.

Sekian, terima kasih.